Il Mansionario – “Job Description”

Nelle piccole -medie imprese l’uso del mansionario / “Job description” è ancora poco utilizzato, e solerto all’uso di tale strumento nel momento in cui si decide di assumere una persona in azienda.

Tale documento (che normalmente nelle aziende strutturate e con un’organizzazione articolata, viene rilasciato al dipendente contestualmente alla lettera di assunzione) mette “nero su bianco” quello che tale risorsa dovra’ svolgere all’interno dell’organizzazione, quale è il suo ruolo all’interno di essa , i suoi eventuali riporti, e a chi dovra’ rispondere gerarchicamente.

Ci sono diversi imprenditori o managers, che non “amano” mettere nero su bianco le mansioni dei dipendenti che assumono, per il semplice motivo che agli stessi può essere richiesto di fare ciò che al momento viene comodo all’azienda cambiando mansioni, ruoli o ancor peggio facendoli fare un pò di tutto ; mentre se lo mettessero “nero su bianco” il dipendente potrebbe rifiutarsi di svolgere certe mansioni perchè non rientranti nel suo mansionario; per contro pero ‘ l’imprenditore o manager non può fare una lettera di richiamo ad un dipendente a fronte di un’azione lavorativa che ha danneggiato la stessa, se non ha un mansionario in cui c’è chiaramente scritto ciò che doveva fare e non lo ha fatto, o fatto male causando danni anche economici all’azienda.

Simili situazioni avvengono soprattutto nelle aziende di piccole dimensioni, in cui il motto è “arrangiarsi a fare di tutto in base alle situazioni” :sotto certi aspetti al dipendente proattivo può anche stare bene in fase iniziale della sua carriera professionale, per acquisire competenze in diversi ruoli, mansioni, però al fine di un’efficiente organizzazione, tale “motto” crea solo disorganizzazione, e quando nasce un problema nessuno si sente responsabile, e non si sente in obbligo di risolverlo : come risultato si ottiene che il cliente si incavola, non ti paga, e la prossima volta si rivolge ad un concorrente.

Suggerisco pertanto a imprenditori, managers d’azienda a utilizzare nella propria azienda tale documento da consegnare ai propri dipendenti poichè tutela entrambi soprattutto da falle organizzative, ognuno deve sapere “chi fa che cosa” e nel caso di un problema sapere a chi si deve rivolgere . Anche in una piccola azienda con pochi dipendenti è importante usarlo, perchè se poi l’azienda cresce , dovrà svilupparsi inevitabilmente anche l’organizzazione, aumenteranno le risorse impiegate, i riporti, inserimento di nuovi ruoli funzionali, e , se si parte già ben organizzati dall’inizio, ognuno con i propri ruoli e compiti ben definiti, vi assicuro che nel futuro le problematiche organizzative, saranno notevolmente ridotte.